E-arved
lihtsalt, kiirelt ja turvaliselt

E-arveid vastu võttes ei ole vaja andmeid ümber trükkida – seega kulub töötlemisele vähem aega ja sisestusvigade tekkimise võimalus on sisuliselt olematu. Täiendav kulude kokkuhoid sünnib ka e-arve kontrollimise ja arhiveerimise toimingutest, sest kogu info on hõlpsasti elektrooniliselt kättesaadav.

E-arvete saatmisest tulenev kiirem, täpsem ja turvalisem infovahetus toidab häid kliendisuhteid. Uuringud näitavad, et tänu e-arvetele laekub ka arvesumma keskmiselt 3 päeva varem, seega on siin ka otsene võit käibekapitali vabastamise näol. Kulusid hoiab e-arve saatjale kokku ka tänu digiarhiivile ning lihtsustunud auditeerimisele.

E-arve saatmine ei peaks erinema tavapärasest arve saatmisest. Koostad oma tarkvaras arve ja edastad selle partnerile.

E-arvete saatmiseks oma majandustarkvarast toimi järgnevalt:

• Aktiveeri e-arvete saatmine oma majandustarkvaras (kui Sinu majandustarkvara seda võimaldab).
• Määra kõigil e-arveid vastu võtvatel klientidel kliendikaardil arvelduskanaliks e-arve. Lisateavet saad oma majandustarkvast, e-arve operaatorilt või äriregistrist.
• Edasta oma esimene e-arve.

Excelis või Wordis e-arveid koostada ei saa. Küll aga on väga vähese arveldamise puhul alternatiiviks e-arvete saatmise portaalid (nt e-arveldaja, arvekeskus jms).

Otsusta, kus soovid e-arveid vastu võtta – oma majandustarkvaras või spetsiaalses e-ostuarvete keskkonnas (e-arve operaatori lisateenus, nt Telema eFlow).

E-arvete vastuvõtmiseks oma majandustarkvaras toimi järgnevalt:

• Aktiveeri e-arvete vastuvõtmine oma majandustarkvaras (kui Sinu majandustarkvara seda võimaldab).
• Kinnita oma e-arve operaator äriregistris. Selle järgi saavad teised ettevõtted teada, et võtate vastu e-arveid.
• Teavita oma hankijaid, et soovite edaspidi saada neilt ainult e-arveid.

Kõik, kes soovivad omavahel e-arveid vahetada, peavad looma vajaliku tehnilise võimekuse. Seda saab teha kahel viisil:

• Luues otseühenduse müüja ja ostja tarkvara vahel – leppige kokku edastatava dokumendi formaadis ja alustage e-arveldusega. Seda tasub kaaluda, kui teie partnerite arvu võib kokku lugeda ühe käe sõrmedel.
• Kasutades e-arve operaatori teenust – kui partnereid (kliente ja tarnijaid) on rohkem, on ratsionaalne lahendus teenusepakkujalt (operaatorilt) sisse osta.

1. Mõtle selle peale, kas e-arveid on vaja saata või vastu võtta? Ehk soovid alustada mõlemast korraga? Lisaks e-arvete edastamisele pakuvad e-arve operaatorid lisateenuseid. Need aitavad sul ostu- ja müügiprotsesse veelgi efektiivsemaks muuta. Analüüsi oma ostuarvete protsessi, kuidas toimub kulude jaotamine ning (kui üldse) arvete kontrollimine ja kinnitamine. Vaatle oma ostuprotsessi kui tervikut. Kui vajad abi, küsi operaatorilt konsultatsiooni. Lühema konsultatsiooni eest üldjuhul tasu ei küsita.

2. Kas kõik sinu partnerid asuvad sinuga samas riigis? Kui jah, siis ilmselt on mõistlik valida mõni kohalik e-arve operaator. Kui partnerid asuvad välisriikides, uuri, kui levinud e-arvete kasutatavus nendes riikides on. Isegi kui kodumaal on e-arved laialt kasutusel, ei pruugi sinu välismaine partner olla e-arvetest üldse teadlik.

3. Mida rohkem on operaatori võrgus partnereid kellega e-arveldada, seda suuremat kasu saad kogu projektist. Kui sa enamasti arveldad kodumaiste partneritega, siis vali kohalik teenusepakkuja, kellel on endal piisavalt suur võrgustik ning kellel on rändlusühendused teiste kohalike operaatoritega. Kui arveldad suurel määral rahvusvaheliste partneritega, siis uuri kindlasti e-arve operaatori käest, millised on tema võimalused e-arvete vahetamiseks välisriikidega.

4. Uuri e-arve operaatorilt kelle oled välja valinud, kuidas on korraldatud liidestus sinu majandustarkvaraga. Kas liidestusvõimalus on olemas? Kui lihtne on liidest aktiveerida: kui kaua see aega võtab ning kui palju maksab? Kui liides puudub, küsi operaatorilt, millised on võimalused liidestuse loomiseks.

5. Ära unusta operaatorilt küsida, kas ja kuidas on tagatud teenuse töökindlus. Kas teenuse töökindlus on osaks lepingust? Lisaks töökindlusele peaks teenusepakkuja tagama ka turvalisuse. Uuri, kus ja millistes tingimustes hoitakse servereid, kuidas on kaitstud kanalid ning varundatakse andmeid. See teave annab ülevaate, kui kiiresti suudetakse teenus potentsiaalse süsteemi tõrke korral taastada.

Kui oled otsustanud e-arveldusega alustada, siis tõenäoliselt ei soovi sa paari kuu pärast teenusepakkujat vahetada. Veendu, et operaator oleks võimeline pakkuma oma teenuseid täna, homme ja ka ülehomme. Seda eriti juhul, kui soovid operaatori juures lisateenusena hoida ka oma arvete digiarhiivi. Tasub uurida, kui kaua e-arve operaator on turul tegutsenud, kes on tema kliendid ning milline on klientide rahulolu. Vaata üle, kas potentsiaalne partner on oma valdkonna juhtiv tegija, kes esineb konverentsidel ja osaleb ametialaste liitude tegevuses? Või tundub ta pigem olevat sabassörkija?

E-arveldada saab e-arve operaatorite teenuseid kasutades. E-arve operaatoreid on mitmeid ja nende vahel toimib rändlus (sarnaselt mobiilsideoperaatoritega). Ei ole oluline, millist operaatorit kasutada, e-arveldada saab kõigi tunnustatud e-arve operaatorite võrgustikes olevate ettevõtetetega. Kui sõbrale helistamiseks peame teadma tema telefoninumbrit, siis e-arve saatmiseks piisab, kui teame kliendi registrikoodi (selle alusel saame ka Äriregistrist kontrollida, kas klient võtab e-arveid vastu).

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) on üle-euroopaline elektrooniliste dokumentide vahetamise keskkond. Erinevate operaatorite kaudu on sellega liitunud üle 500 000 ettevõtte. PEPPOLi võrgustikus edastatakse Euroopa e-arve standardile EN 16931 (Peppol BIS 3.0) vastavaid arveid.

PEPPOL võrgustiku kaudu e-arvete edastamiseks ei pea ettevõte ise võrgustikuga liituma. Piisab, kui ettevõtte e-arve operaator on registreeritud PEPPOLi teenuspakkuja.

Peppoli teenusepakkujana registreeritud e-arve operaatorite puhul ei pea muretsema, kas kasutatav majandustarkvara oskab Euroopa e-arve standardile vastavaid e-arveid väljastada või vastu võtta, kuna operaator konverteerib teie majandustarkvarast saabuvad arved saajatele vajalikule kujule. Nt Telema puhul piisab tehniliselt sellest, kui aktiveerida Euroopa e-arvete saatmise teenus ja lisada saadetud arvele vastuvõtja PEPPOL-ID. Kuid mõneaastane Eesti Peppoli kogemus näitab, et Peppoli kaudu arvete saatmine ei suju nii muretult kui kindlate rändlusühenduste korral. Siin on põhjuseks ettevõtete erinevad äriprotsessid ning ärinõuded, mis eriti piiriüleselt võivad oluliselt erineda.